Alternativas a Wunderlist

Finalmente ha llegado el momento de la muerte anunciada de Wunderlist, la fantástica app de gestión de tareas que muchos llevamos utilizando desde hace años ya tiene fecha de defunción, Microsoft anunció su cierre para el 6 de mayo de este mismo año.

Tras conocer la funesta noticia, me pongo manos a la obra, vamos a buscar alternativas que me permitan continuar con mi flujo de trabajo con los menores cambios posibles.

Yo utilizo la metodología de trabajo GTD, para la que Wunderlist ha sido mi centro de control desde hace años, esto implica que la aplicación elegida debe cumplir con unas funciones y características mínimas, nada del otro mundo, pero funciones básicas, para implementar GTD, que debe tener la aplicación seleccionada, sí o sí.

Algunas de estas características que debe cumplir son:

• Debe contar con una Bandeja de Entrada donde capturar todas mis tareas, ideas, etc.
• Posibilidad de crear carpetas.
• En estas carpetas podré crear listas.
• Las listas contendrán tareas y en estas a su vez tengo que poder crear subtareas y añadir contenido como comentarios o notas y ficheros adjuntos.
• Sincronización con calendario, en mi caso utilizo Google Calendar.
• Posibilidad de crear una tarea desde el correo electrónico.
• Multiplataforma ya que mis dispositivos móviles son Android, en el trabajo utilizo tanto Windows 10 como GNU/Linux y en casa utilizo GNU/Linux, tanto en el portatil, como en el equipo de escritorio.

Todo esto nos lo ofrecía Wunderlist de forma gratuita, bueno pues ya os aviso de que no he encontrado ninguna app que actualmente ofrezca esto gratis y he probado la versión gratuita de unas cuantas como son Remember the milk, Asana, Any.do, Google task, Microsoft to-do, Todoist, Ticktick… Tras descartar rápidamente la mayoría de ellas, bien por falta de funcionalidades,  por resultar la interfaz confusa o tener que modificar mi flujo de trabajo, me quedé con Todoist y Ticktick como las dos opciones entre las que tomar la decisión final.

Todoist vs Ticktick

Antes de nada tengo que decir que ambas me parecen dos muy buenas aplicaciones de gestión de listas de tareas, pero en su versión gratuita que es la que he utilizado para realizar mi criba particular ambas tienen importantes limitaciones a la hora de implementar una metodología de productividad como GTD.

Todoist

Es una app muy flexible y versátil, adaptable a prácticamente cualquier sistema de productividad que quieras implementar, es cierto que de entrada la interfaz resulta un poco confusa a los que venimos de Wunderlist y de GTD, porque la carpeta de la que cuelga todo en esta app se llama “Proyectos” y para nosotros los proyectos son cualquier tarea que no se finalice en una sola acción, pero teniendo esto presente tampoco es mayor problema, de esta sección “Proyectos” colgarán todas nuestras carpetas y listas de tareas. La flexibilidad de esta app para crear carpetas, subcarpetas, secciones, listas, tareas, subtareas y más subtareas parece casi infinita, tanto que puede llegar a desvirtuar mi sistema GTD, pero no debemos complicarnos, como digo ofrece flexibilidad, no obliga a hacer uso de todas las posibilidades, por lo tanto está en nuestra mano hacerlo tan complicado como sea necesario y tan sencillo como sea posible, uno de los mandamiento de GTD.

Una de las mayores ventajas es que se trata de una app multiplataforma, tiene versiones para Windows, MacOS, Android, IOS y WebApp, incluso hay paquete snap para GNU/Linux.

También tiene una buena integración con Google Calendar y Gmail y al igual que Wunderlist cuenta con una dirección de correo electrónico asociada a nuestra cuenta a la que enviar correos directamente como tarea a la bandeja de entrada.

Por contra, la versión gratuita tiene una seria limitación y es que no podemos adjuntar ficheros ni notas o comentarios a las tareas, esto puede tener más o menos relevancia en función de tu flujo de trabajo, estoy seguro de que esta versión gratis de Todoist puede ser válida para muchos, a mí me supondría modificar y complicar demasiado mi flujo de trabajo.

Ticktick

Esta app tiene una interfaz muy similar a Wunderlist, por lo que enseguida me encuentro cómodo con ella, además incorpora un par de funcionalidades extra como un temporizador para aplicar la técnica pomodoro y una función para incorporar nuevos hábitos que podría estar interesante, pero lo fundamental es la capacidad para la gestión de listas de tareas.

Empiezo a crear mis carpetas y listas, con sus tareas correspondientes, de momento todo bien, tan sencillo como en Wunderlist, además al contrario que en Todoist, puedo añadir contenido a las tareas, notas, comentarios, adjuntar archivos.

También se integra con Google Calendar y cuenta con una dirección de correo asociada a mi cuenta para enviar mensajes de correo electrónico que entran como tareas en mi Bandeja de Entrada. Por lo que veo también cuenta con versiones para múltiples plataformas aunque no hay versión para GNU/Linux, pero esto no es crítico ya que podemos acceder a la Web App desde cualquier navegador.

Sigo creando mis listas de tareas hasta que llega un momento en el que no me deja crear una nueva lista ¿qué ocurre?, oh vaya, limitación de la versión gratuita; está limitado a 9 las listas de tareas que puedes crear. Esto si que es una limitación seria. Probablemente a muchos usuarios les sea más que suficiente con 9 listas de tareas, pero yo utilizo bastantes más en mi flujo de trabajo.

Resumiendo, se trata de 2 aplicaciones con concepciones diferentes de la gestión de listas de tareas, pero me parece que ambas muy válidas, en cualquiera de las 2 podría implementar mi flujo de trabajo basado en GTD, ambas con versiones para distintas plataformas y con integración con aplicaciones de terceros, pero con importantes limitaciones en su versión gratuita.

Parece que va a tocar pagar, así que seguiré testeando ambas un tiempo y en un próximo post veremos por cual me decido y cómo implemento GTD en ella.