Metodologías ágiles, GTD y Bullet Journal

Llevaba el blog bastante tiempo inactivo debido a circunstancias personales que han motivado que priorizara otros proyectos y también, por qué no decirlo, a la falta de inspiración que me provoca esta situación de encierro casi permanente, debido a la maldita pandemia por la COVID-19. Pero mis circunstancias han cambiado y espero tener tiempo e inspiración suficientes para poder dar continuidad a este proyecto y subir alguna entrada con cierta regularidad.

Lo que sí he hecho durante este tiempo, es seguir refinando mi sistema de productividad, revisando, analizando y ajustando, esas aristas que provocan fricción en mi flujo de trabajo, fricciones que todos nos encontramos y muchas de las cuales nunca desaparecerán del todo, pero que con el tiempo podemos ir puliendo para trabajar y vivir de la manera más fluida posible.

Como parte de esta constante revisión, en estos últimos meses he vuelto leer un par de libros que son referencia en este tema de la productividad personal, Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés, en el que David Allen describe su famoso método GTD (Getting Things Done) y Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen R. Covey, dos libros siempre inspiradores a los que verás constantes referencias en este blog, de dos de los personajes con mayor reconocimiento en cuanto a productividad personal se refiere.

También he leído El método Bullet Journal de Ryder Carroll, un método del que había oído hablar y leído referencias, pero que hasta ahora desconocía. Tanto D. Allen como R. Carroll desarrollan en sus respectivos libros una metodología de productividad personal a modo de guía, para que el lector pueda implementar su propio sistema de productividad, adaptado a sus necesidades y/o preferencias; no así S. Covey, que describe unos hábitos basados en principios y valores, a modo de axiomas sobre los que fundamentar una vida efectiva. Esta revisión me ha hecho darme cuenta de que independientemente de la metodología o enfoque de cada uno de ellos, los 3 comparten fundamentos comunes entre ellos y con las denominadas Metodologías Ágiles, tan de moda últimamente en entornos empresariales (seguro que en los últimos años has oído o leído términos como Agile, Lean, Kanban o Scrum), que vienen siendo muy utilizadas para la gestión de proyectos en la industria del desarrollo de software desde los años 90, pero que en los últimos años se están implantando en industrias, negocios y proyectos de todo tipo. En las próximas líneas voy a comentar de forma resumida, algunos de estos aspectos en común que subyacen de las distintas metodologías que he comentado.

Mejora continua

La mejora continua es uno de los aspectos fundamentales que subyace en los tres libros que he mencionado, mediante la constante revisión, análisis y ajuste del sistema, en lo que D. Allen llama la Revisión Semanal de GTD y R. Carroll la Migración Mensual de Bullet Journal, sesiones en las que se realiza la revisión y análisis del sistema y se llevan a cabo o planifican los ajustes necesarios, o como S. Covey lo llama, el hábito de Afilar la Sierra (expresión que me encanta por lo gráfica que es); que es lo mismo que en ingeniería se conoce desde los años 50 como Ciclo de Deming, llamado así por William E. Deming, que tras la 2ª guerra mundial, comenzó a difundir por Japón conceptos como la mejora de procesos o el aumento de la calidad; también llamado Espiral de Mejora Continua, es una de las herramientas más utilizadas para implantar sistemas de gestión de la calidad y de mejora continua, que básicamente consiste en aplicar el modelo de aprendizaje empírico utilizado en las ciencias, realizando un proceso iterativo de cuatro pasos que consiste en: Planificar – Hacer – Verificar – Ajustar (en inglés Plan – Do – Check – Act). En la mayoría de la documentación existente en español, verás que el termino Act es traducido como Actuar, yo utilizo Ajustar porque me parece que en nuestro idioma se adapta mejor al concepto que pretende transmitir. El Ciclo de Deming también es una de las herramientas básicas de las Metodologías Ágiles.

Enfoque Lean

Otro de los aspectos que comparten los métodos GTD y Bullet Journal es la filosofía de simplificar, de hacer las cosas sencillas, de eliminar lo superfluo, accesorio e irrelevante, lo que minimiza esas fricciones de las que he hablado antes, esto también va en sintonía con el hábito que Covey llama Poner primero lo primero, así como con las Metodologías Ágiles y enfoques Lean (cuya traducción al español sería sin grasa), Este concepto Lean, que en resumen se enfoca en minimizar las perdidas de los sistemas de producción y maximizar la creación de valor para el cliente, no es nada nuevo, ya que surge en la década de los 40, cuando se comenzó a mostrar un especial interés por aligerar los procesos industriales, siendo Toyota su principal impulsor creando su propio sistema llamado Toyota Production System y toda una cultura de trabajo. Pero no es hasta 1991 con la publicación del libro The machine that changed the world, que se populariza el termino Lean manufacturing asociado a la cultura de trabajo japonesa y cuyos conceptos, surgidos de la industria del automóvil, se extrapolaron a la industria del desarrollo de software, dando lugar al termino Lean IT que con el tiempo se ha exportado a otros modelos de negocio.

Haz tu sistema tan complejo como sea necesario, pero tan simple como sea posible. David Allen

Cono de incertidumbre

En los proyectos relacionados con la gestión del conocimiento, cuyo resultado es intangible, no se pueden aplicar los mismos esquemas que se han venido aplicando en las ingenierías tradicionales, ya que antes de construir un coche, un edificio o un puente, disponemos de planos, esquemas y conocemos hasta el más mínimo detalle de lo que pretendemos construir, esto no es así en la ingeniería de desarrollo de software y otras áreas de la gestión del conocimiento, donde en muchas ocasiones se desconoce el resultado final de lo que se está intentando construir, lo que incrementa la incertidumbre del proyecto.

El cono de incertidumbre describe la medida de incertidumbre a lo largo del ciclo de vida de un proyecto y viene a decir que al inicio de un proyecto tenemos muchas más probabilidades de errar en nuestras estimaciones, ya que es la fase en la que con menos menos información y conocimiento contamos. Las metodologías ágiles promueven iniciar la fase Hacer (Do) del Ciclo de Deming lo antes posible, para, en lugar de tratar de «adivinar» los posibles problemas que puedan aparecer, provocar que los problemas aparezcan lo antes posible, adquiriendo información y conocimiento del proyecto sobre la marcha y que a base de aplicar las fases de verificación (Check), ajuste (Act) y planificación (Plan) de forma iterativa sobre lo que vamos haciendo (Do), irán despejando la incertidumbre inicial.

De igual manera, tanto el método GTD como Bullet Journal, nos animan a empezar a construir nuestro sistema de productividad desde el primer momento, aunque sólo sea con una libreta y un lápiz, sin dar demasiadas vueltas a como estructurar, clasificar o etiquetar nuestro sistema de productividad, sobre la marcha se irán analizando los problemas e impedimentos que aparezca y realizando los ajustes necesarios en las revisiones periódicas con las que ambos sistemas cuentan, lo que también va muy en sintonía con el primero de los hábitos de S. Covey Ser proactivo.

En resumen, de lo que se trata con esto de ponerse a hacer sin apenas planificación previa es evitar la parálisis por análisis, ya que ninguna planificación, previsión ni sistema es infalible, e ir mejorando sobre la marcha de forma continua.

Iterativo e incremental

Las metodologías ágiles, al estar concebidas para proyectos con una alta incertidumbre y susceptibles de muchos cambios, abogan por un desarrollo iterativo e incremental, priorizando una entrega frecuente de «paquetes funcionales», que permita obtener feedback del cliente final lo antes posible y de esta manera saber si el producto que se está construyendo está alineado con las necesidades éste, reduciendo así la incertidumbre.

Se trata de ir dando pasos (iteraciones) con el objetivo de entregar al final de cada paso un paquete funcional del producto, que añada valor (incremental) a la anterior entrega. El resultado de cada iteración no será el producto tal y como lo quiere el cliente, pero si será algo que le aporte valor y que permita conocer si lo entregado se adapta o no a sus necesidades y cumple con sus expectativas. En la siguiente imagen se ilustra una metáfora del enfoque tradicional frente al enfoque de las metodologías ágiles.

Tanto el método GTD como Bullet Journal optan también por este enfoque, fomentando la división de proyectos en objetivos más pequeños e independientes (iteraciones incrementales), de hecho R. Carroll menciona que su método es una adaptación de Agile y el constante empeño de D. Allen en identificar la siguiente acción del proyecto vuelve a estar basada en este enfoque iterativo e incremental.

Concluyendo

Con todo esto no quiero decir que las diferentes metodologías de las que he hablado sean lo mismo, de hecho tienen diferente vocación, GTD y Bullet Journal están orientadas a la productividad personal, mientras que las denominadas metodologías ágiles están más enfocadas a los proyectos colaborativos, pero como hemos podido ver están basadas en los mismos principios, haciendo que sean compatibles y relativamente fácil de integrar.

Por poner un ejemplo, es fácil que en tu trabajo o en alguno de los proyectos que participes se utilice alguna de las metodologías ágiles (Scrum, Agile, Kanban…), lo que determina en gran medida el flujo de trabajo de ese equipo, integrar las tareas que te sean asignadas a tu flujo de trabajo personal, será de lo más fluido tanto si utilizas GTD como Bullet Journal. O puede que no hayas utilizado nunca este tipo de metodologías, pero si te dedicas profesionalmente a algún área de gestión del conocimiento es fácil que, más temprano que tarde debas lidiar con alguna de ellas, venir utilizando de forma personal cualquiera de los dos métodos te facilitará enormemente tu adaptación, además de ayudarte a ser más efectivo. Por supuesto puedes aplicar cualquier otro método, o no aplicar ninguno, gestionando tus proyectos y tareas de una forma más intuitiva e improvisada y conseguir ser una persona altamente efectiva y fluir como el agua, pero en el contexto en el que vivimos actualmente, repleto de estímulos, sobreinformación, desinformación y un número de tareas inabarcable a lo largo del día, creo que es fundamental tener un sistema de productividad claro y definido. Creo que tanto GTD como Bullet Journal son estupendas herramientas para ello y están en perfecta sintonía con las actuales tendencias del mercado laboral.

¿Y tú, utilizas alguna de estas metodologías o alguna otra que quieras compartir? Deja tú comentario y si te ha gustado esta entrada compártela en tus redes sociales favoritas.

Gracias y hasta pronto.

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