Vamos a dedicar las próximas entradas a realizar un repaso de la metodología de productividad personal GTD (Getting Things Done), calculo que 3 o 4 entradas serán suficientes para tener una visión global (mi visión) de esta metodología. Esta primera entrada la dedicaré a una breve introducción.

GTD (Getting Things Done) es un método de gestión de tareas desarrollado por David Allen, que explica en su libro Organízate con eficacia, que se basa en organizar las tareas en listas, así de sencillo. ¿Ya está, y para eso le vas a dedicar varias entradas en el blog?

Lo que vamos a ver en esta serie de entradas es como procesar y organizar esas tareas y listas, de forma que tengamos un sistema en el que confiar, manejable y eficaz. GTD es una metodología sencilla de entender y aprender, porque se basa cosas de sentido común, cuando te las cuentan o lees por primera vez dices «claro, es de cajón», pero que es complicado llevar cabo a lo largo del tiempo de forma constante y continuada, porque requiere de unos hábitos que normalmente no tenemos adquiridos, por lo que rara vez aplicamos en nuestro día a día. Es muy habitual empezar con esto de GTD y al cabo de un tiempo descolgarte porque no terminas de asentar esos hábitos. A todos nos ha pasado, llevas un tiempo con ello, te funciona, crees tenerlo todo controlado, te confías y empiezas a innovar para «mejorar» tu sistema (error), dejas de cumplir con los principios de la metodología y de repente todo vuelve a ser un poco caótico. No pasa nada, como digo a todos nos ha pasado y es cuestión de constancia. No voy a describir la metodología al detalle, para eso hay un montón de libros y blogs, pero describiré los fundamentos y daré algunas claves y trucos para adquirir esos hábitos necesarios, que he aprendido a lo largo del tiempo (con el infalible método científico, cagada tras cagada) y para que cuando se produzca la inevitable caída, te vuelvas a subir al tren de la forma más rápida posible y minimizando daños.

¿Por qué hacer listas de tareas?

Son muchas las cosas que tenemos que hacer a lo largo del día, tareas del trabajo (todas para ayer), tareas del hogar (salvo que te puedas permitir un mayordomo a tiempo completo), el cuidado de los hijos (salvo que se los puedas endiñar a los abuelos), en ocasiones el cuidado de los mismos abuelos, recados (recoge el coche del taller, compra el pan, ah y el libro que le han mandado leer al niño en el cole), gestiones (hostias que se me va el plazo para hacer la declaración) compromisos adquiridos con otras personas ( si, ese cuñado que es un gañan con los ordenadores y al que le hemos dicho que le echaríamos una mano)… y además queremos planificar las vacaciones, la necesaria reforma del dormitorio (el del niño claro), hacer algo de ejercicio (que cualquier día me dejo de ver los pies), dedicarle un rato al curso de inglés (que me estoy gastando una pasta para nada), tomar unas cervezas con los amigos en algún momento, dedicarle un poco de atención a la pareja (si, si, que no vasta con el reparto de tareas) y por fin cuando has acabado, un momento para ti (ese que le dedicas a quedarte dormido en el sofá viendo la serie de Netflix).

Son tantas las cosas que tenemos pendientes de hacer, que en muchas ocasiones llega a ser abrumador, nos generan estrés y perdemos la noción de lo que realmente es importante, además como dice David Allen nuestra memoria es ineficiente, nos acordamos de las cosas que tenemos que hacer en el momento más inoportuno, justo cuando no podemos hacer nada por resolver eso de los que nos estamos acordando en este momento (te acuerdas de que tienes que hacer la llamada al seguro, para que vengan a sustituir la vitrocerámica averiada, en plena reunión con tu jefe y en el viaje de vuelta a casa en el metro, que podrías aprovechar para hacer la llamada, lo que te viene a la cabeza son soluciones a las cuestiones que te ha planteado tu jefe, con las que no puedes hacer nada en este momento sin el ordenador delante), estas cosas son lo que David Allen denomina ciclos abiertos, asuntos pendientes sin resolver, que nuestra cabeza anda constantemente rumiando, sin permitirnos centrarnos en lo que realmente podríamos estar resolviendo en ese preciso momento.

El hecho de realizar una lista con estos asuntos pendientes provoca que dejemos de rumiarlos y libera nuestra mente, de forma que nos ayuda a enfocarnos mejor en la tarea que estamos realizando en este momento concreto, además nos proporciona perspectiva respecto al asunto en cuestión, facilitando que extraigamos información útil, encontremos conexiones con otros asuntos, así como a dividirlo en acciones sucesivas que nos lleven a la solución del asunto en cuestión. Pero no es suficiente con apuntar todo en una lista en la que metemos todo como en un cajón de sastre, podría llegar a contener tantos asuntos pendientes, que en lugar de ayudarnos a liberar la mente seguro que nos causaría más estrés. Tampoco tiene sentido ponernos a crear un montón de listas sin criterio o criterios mal definidos.

Lo que propone GTD es crear listas basadas en contextos y estos vienen determinados por, el lugar adecuado, el momento oportuno y los medios necesarios para llevar a cabo nuestras diferentes tareas. Por ejemplo, hay tareas que sólo puedo resolver en la oficina, otras que sólo puedo llevar a cabo en casa, otras que son los llamados recados (comprar el pan y las pilas del mando a distancia, recoger el libro que tiene que leer el niño para el cole, que encargamos en la papelería…), para las llamadas sólo necesitamos un teléfono, para ciertas cosas un ordenador, independientemente de que estemos en la oficina, en casa o en una cafetería, y muchas de las gestiones las podemos resolver actualmente con el smartphone, independientemente de donde nos encontremos; hay otras tareas que no dependen tanto del lugar o las herramientas, sino de estar con alguna persona en concreto, por ejemplo asuntos que tengo que despachar con mi jefe, o cuestiones familiares que tengo que resolver con mi pareja (en que cole matriculamos al nene, extraescolares…) a este contexto lo denomina GTD Agendas, no confundir con la agenda (calendario). Pues estos podrían ser algunos de nuestros contextos:

• Agendas (Jefe, abogado, gestor…)
• En la oficina
• En casa
• Con el ordenador
• Con el teléfono
• Recados

Y en función del contexto en el que nos encontremos, iremos a una u otra lista para ver cuales son las tareas que podemos resolver en ese preciso momento; ahora piensa en cuales son tus contextos, quizás teletrabajas a tiempo completo y «En la oficina» te sobra, o seas catequista y hay tareas que debes llevar a cabo «En la parroquia».

Pues este es, a grandes rasgos, el concepto en el que se basa la metodología GTD. No quiero resultar pesado, así que en la próxima entrada seguiremos con el flujo de trabajo que propone la metodología.

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