El flujo de trabajo de la metodología GTD. Obteniendo el control.

El flujo de trabajo GTD

  1. Recopilar / Capturar todo aquello que llama nuestra atención, tareas pendientes, ideas, reflexiones…, en un sistema externo a nuestra memoria y confiable, de forma que nuestra mente no tenga que estar recordando que es lo que deberíamos estar haciendo y se pueda centrar precisamente en la tarea que debemos realizar, para esto debemos definir nuestras Bandejas de Entrada.
  2. Clarificar / Procesar lo que significa cada una de las cosas que hemos capturado y que tenemos que hacer con ellas, definiendo las Acciones Siguientes que debemos llevar a cabo para resolver esas cosas que hemos capturado.
  3. Organizar los resultados. Si es inservible o irrelevante, a la basura; si es material de referencia será archivado y si es algo que tenemos que hacer irá a las listas de Próximas Acciones (organizadas por contextos), de Proyectos, o será agendado en el Calendario si requiere llevarlo a cabo en una fecha determinada..
  4. Reflexionar sobre las opciones que se nos plantean después de clarificar y organizar nuestros asuntos pendientes y especialmente importante durante la Revisión Semanal.
  5. Actuar, que es el objetivo de todo el proceso anterior, para resolver todos nuestros asuntos de forma efectiva.

Recopilar / Capturar

Debemos hacer un primer barrido de todos los asuntos pendientes que ocupan nuestra mente, para ello te recomiendo que cojas algunas bandejas de las típicas de escritorio para papeles o un caja de cartón, esta será nuestra Bandeja de Entrada inicial y en ella iremos depositando, todos los papeles sueltos, notas, tickets,… que encontremos en nuestras «herramientas de captura», papeles sueltos en el escritorio, en bandejas, en cajones, en la billetera, en bolsos o maletines, etc. Mete también todos los post-it pegados en la pantalla del ordenador, la pared, la nevera o donde quieras que los tengas, mete todas las notas que tengas en libretas, cuadernos y hojas sueltas; una vez que hemos acabado con todo lo que tenemos en soporte físico, la mayoría será papel, ahora toca revisar todas nuestras herramienta de captura digitales, correo electrónico, mensajes de voz y texto pendientes de responder, llamadas, notas de las diferentes libretas digitales que utilicemos, tareas, grabaciones de voz y todo lo que se te ocurra que pueda contener algún asunto pendiente. Por cada uno de estos asuntos pendientes en formato digital, coge un post-it o una hoja de una pequeña libreta y escribe una referencia a ese correo electrónico pendiente, anotación, tarea, llamada, grabación…. y mete el papel en la Bandeja de Entrada inicial. Esta captura será desencadenante de otros asuntos pendientes que te vendrán a la mente, de nuevo coge una hoja de papel, anótalo y a la Bandeja de Entrada. Ya tenemos todos nuestros asuntos listos para ser clarificados, vamos a ello.

Clarificar / Procesar

Ahora tenemos que procesar cada uno de esos asuntos que hemos ido metiendo en nuestra bandeja de entrada, que significa y que debemos hacer con cada uno de ellos. Cogemos el primero de ellos, el que se encuentre en la parte superior de la bandeja de entrada, no intentes priorizar, decidir que va primero ni nada parecido, el primero el de arriba y a continuación seguiremos el diagrama de flujo de la siguiente imagen.

Flujo de trabajo GTD. Procesar

Con cada uno de los asuntos de nuestra bandeja de entrada repetiremos este proceso.

Como no quiero aburrir al personal con una entrada demasiado larga, en el próximo post veremos en detalle como procesar la bandeja de entrada describiendo este diagrama de flujo.

Organizar

Un vez procesados los asuntos según el diagrama de flujo de la imagen anterior, no sólo habremos clarificado que significa realmente cada uno de ellos y definido las siguientes acciones para resolverlos, sino que también los tendremos todos organizados.

  • Basura. Aquí habremos desechado todo lo que no tiene para nosotros ninguna utilidad.
  • Lista Algún día / Tal vez. En esta lista tendremos aquellos asuntos sobre los que no podemos o no queremos decidir en este momento que hacer con ellos, pero que quizás en un futuro adquieran relevancia para nosotros.
  • Archivo de referencia. Archivo físico (archivador de carpetas o similar) o digital (directorio de archivos en el ordenador, la nube…), en el que habremos guardado información relevante para nosotros.
  • Lista de Proyectos. Aquí tendremos todas la tareas que requieran más de una acción para ser llevadas a cabo (proyectos), a su vez, cada proyecto será una lista de tareas, que contendrá cada una de esas acciones necesarias para para llevar a cabo el proyecto.
  • Lista En espera / Delegado. Aquí tendremos aquellas tareas que no dependan de nosotros, sino que son responsabilidad de otra persona, pero de las que puede depender seguir avanzando en alguno de nuestros proyectos.
  • Lista de Siguientes Acciones. Aquí tendremos el meollo del asunto, todas las tareas que tenemos pendientes de realizar (lo antes posible), organizadas no por prioridades de importancia / urgencia, sino por contextos como se explicó en el post anterior.
    • Agendas
    • Llamadas
    • En Casa
    • En la Oficina
    • En el Ordenador
    • Recados
    Y cada uno de estos contextos, será una lista con las tareas que deben ser realizadas en ese preciso contexto. De esta manera nos centraremos en hacer lo que podemos llevar a cabo en cada momento, sin distracciones de otras cuestiones, que en el momento y situación en la que nos encontramos no tenemos manera de resolver.
    • Calendario. Aquí irán todas aquellas tareas que tengan una fecha fija para su realización (eventos) y que no pueden realizarse en ningún otro momento.
    • Bandeja de Entrada. Esta es la lista en la que iremos incluyendo (capturando), todas nuestras tareas, citas y demás asuntos pendientes, según vayan surgiendo, un simple recordatorio para que no ocupe un espacio innecesario en nuestra memoria, luego posteriormente en el momento o los momentos que tengamos reservados a lo largo del día para ello, serán procesados y organizados estos asuntos de la bandeja de entrada. Se recomienda vaciar la bandeja de entrada cada vez que nos ponemos a procesar y que esto se realice al menos una vez al día.

Reflexionar

Es recomendable dedicar algún momento al día a reflexionar sobre nuestros proyectos y tareas, pero el autentico momento de reflexión en GTD (cuestión fundamental de esta metodología) es la denominada Revisión Semanal, un espacio de tiempo reservado en la semana, bloqueando tiempo en el calendario, como si de una reunión con nosotros mismos se tratara, para reflexionar sobre nuestros proyectos, revisar y analizar nuestro sistema y planificar los ajustes necesarios, que deberemos llevar a cabo, para corregir los errores y/o desajustes detectados.

Actuar

Finalmente, con todos nuestros asuntos clarificados en forma de acciones/tareas que completar y ordenadas éstas en listas contextualizadas, de forma que nos podemos centrar en lo que en cada momento podemos realizar, sólo nos queda ponernos a manos a la obra ejecutar cada una de ellas de la mejor forma posible.

Te animo a que comiences a construir tu sistema en este mismo momento, para ello sólo necesitas un bolígrafo y una libreta en la que ir creando tus listas de tareas, que es la manera más recomendable de comenzar con esta metodología para centrase en el sistema y no en las herramientas. En próximos post hablaremos de herramientas tanto digitales como analógicas para ayudarte a crear tu ecosistema de productividad personal y adaptarlo según tus gustos y necesidades.

Si te ha gustado comparte. Gracias, nos vemos pronto.

3 comentarios en “El flujo de trabajo de la metodología GTD. Obteniendo el control.

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