El flujo de trabajo de la metodología GTD. Obteniendo el control (II).

Como dije la semana pasada, en esta entrada vamos a ver un poco más en detalle la 2ª fase del flujo de trabajo de la metodología GTD (Getting Things Done) de David Allen, procesar o clarificar nuestra bandeja de entrada. Antes vamos a recapitular los 5 pasos de este flujo de trabajo:

  1. Recopilar / Capturar todo aquello que atraiga nuestra atención.
  2. Procesar / Clarificar que significa cada una de las cosas que hemos capturado.
  3. Organizar los resultados por contexto.
  4. Reflexionar sobre los resultados obtenidos.
  5. Actuar, llevar a cabo nuestros objetivos realizando las acciones necesarias.

Clarificar / Procesar en GTD

En la imagen siguiente podemos ver el diagrama de flujo a seguir para procesar cualquier asunto de nuestra bandeja de entrada.

Flujo de trabajo GTD. Procesar

Vamos a trabajar con un ejemplo sencillo para explicar este diagrama de flujo de trabajo. El tipo de notas que se suele encontrar en los post-it, libretas y hojas sueltas que usamos a modo de recordatorio son del tipo, dentista, taller, limpieza, curso,…; notas en absoluto aclaratorias de lo que pretendemos resolver. Lo primero que nos debemos preguntar es ¿Qué es esto, qué pretendo, qué acción debo realizar para resolver este asunto? Supongamos que empezamos por el asunto taller y que recordamos que nos pusimos esta nota porque nos toca llevar el coche a revisión, para seguir manteniendo la garantía. Vale, ya hemos avanzado aunque no lo parezca, hemos clarificado mucho el asunto, ahora tenemos llevar el coche a revisión , una nota mucho más clara de lo que pretendemos.

¿Es accionable?

Sí, efectivamente esto es un asunto accionable, tenemos que llevar a cabo al menos una acción para conseguir nuestro objetivo.

¿Realizable en un sólo paso?

No, para resolver este asunto se me ocurren, al menos tres o cuatro acciones que deberemos llevar a cabo, 1º llamar para pedir cita, 2º llevar el coche al taller el día acordado, 3º aceptar el presupuesto y 4º recoger el coche del taller. Por lo tanto tenemos un proyecto en marcha, del que acabamos de definir las acciones o tareas a realizar para finalizarlo. Vamos con la 1ª tarea, llamar para pedir cita.

¿Lleva más de 2 minutos?

Salvo que permitamos al recepcionista que se enrolle más de lo necesario, no tendría porque, entonces HAZLO YA, llama ahora y acuerda la cita. El por qué de esta regla de los 2 minutos es muy sencillo, básicamente se trata de que te va a llevar el mismo tiempo o menos, realizar la acción que procesarla y organizarla.

Aunque no termines implementando el sistema, prueba a introducir esta regla de los 2 minutos en tu flujo de trabajo, verás la cantidad de cosas que antes te dejabas pendientes de forma casi indefinida, que ahora terminarás resolviendo al instante.

OJO: No creas que por utilizar la regla de los 2 minutos estás aplicando GTD, no es más que un recurso casi anecdótico dentro de la metodología, pero es algo muy sencillo y práctico que cualquiera puede introducir de forma inmediata en su flujo de trabajo y una forma de empezar a adquirir hábitos que mejoren tu efectividad.

Vale, hemos llamado y concertado cita para el viernes que viene, una tarea tachada de nuestra lista. Siguiente tarea llevar el coche al taller el viernes.

¿Lleva más de 2 minutos?

Evidentemente sí, siguiente pregunta.

¿Es mi responsabilidad?

Sí, soy yo quien tiene que llevar el coche al taller, pasamos a la siguiente pregunta.

¿Tiene fecha de realización específica?

Sí, el próximo viernes, por lo tanto la agendamos, es decir, vamos a nuestro calendario y marcamos la cita para llevar el coche al taller el viernes.

Llega el viernes y vamos al taller a dejar nuestro coche a la hora acordada. Nos dice el recepcionista que nos enviará el presupuesto a lo largo de la mañana, cuando haya visto que le tienen que hacer al coche y evaluado el imprevisto de turno, ya sabes que siempre surge algo con lo que no contamos. Entonces vamos con nuestra siguiente tarea del proyecto, aceptar el presupuesto.

¿Va a llevar más de 2 minutos?

Va a ser que sí.

¿Es mi responsabilidad?

Pues de momento no, hasta que nos llegue el presupuesto no podemos hacer nada, ahora depende del taller, por lo tanto la tarea aceptar el presupuesto irá a la lista En espera / Delegado.

Estamos en la oficina, hemos terminado las tareas que teníamos pendientes y antes de irnos a casa vamos a echar un vistazo a nuestras bandejas de entrada y listas de próximas acciones, para que no se nos escape nada, y vemos que nos ha llegado el correo con el presupuesto del taller, en este momento no nos vamos a poner con ello, porque es ya la hora de salir, es viernes y queremos llegar a casa lo antes posible, además es un asunto personal y no es lo suyo ponerse con ello en la oficina, entonces, la tarea aceptar el presupuesto ya no depende del taller, ya vuelve a ser responsabilidad nuestra.

¿Tiene fecha de realización específica?

No, entonces la llevaremos a nuestra lista de siguientes acciones, esa que tenemos organizada por contextos, y dentro de esta, la vamos a poner en la lista en el ordenador. En realidad con el móvil lo podríamos realizar desde cualquier sitio, de hecho, leer el presupuesto y contestar al taller aceptando el mismo, probablemente nos lleve menos de 2 minutos y según la regla, deberíamos hacerlo ahora, pero esto es un ejemplo en el que quiero que se vean las diferentes opciones que tenemos, además de mostrar que, aunque el sistema parece en principio bastante rígido, en realidad es flexible y adaptable a cada sujeto y sus circunstancias, y sí, tengo ya una edad, mi vista no es lo que era, prefiero verlo en el ordenador, porque para ver el presupuesto en el móvil lo mismo necesito el palo de selfie.

Pues hasta aquí el repaso al flujo de trabajo GTD. En la próxima entrada veremos la planificación de proyectos en GTD, con la que acabaremos el repaso de esta metodología de productividad. Puedes dejar un comentario con tus dudas, críticas o reflexiones. Si te ha gustado agradezco que lo compartas.

Gracias y hasta pronto.

2 comentarios en “El flujo de trabajo de la metodología GTD. Obteniendo el control (II).

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