La planificación de proyectos en la metodología GTD se divide en 5 fases:

1. Definir el proyecto
2. Visualizar los resultados
3. Lluvia de ideas
4. Organizar
5. Identificar las siguientes acciones

Definir el proyecto.

• Propósito. Pregúntate: ¿Por qué estamos haciendo esto, cual es la intención, cual es el propósito de llevar a cabo esto?Teniendo claro el propósito podemos saber cuando hemos alcanzado la meta. Si no tenemos claro el propósito de lo que estamos haciendo, no tenemos manera de saber si hemos conseguido lo que no proponíamos. Teniendo claro el propósito podemos establecer criterios para tomar decisiones. Si no tenemos claro lo que nos proponemos conseguir, no tenemos manera de fundamentar las decisiones que tengamos que tomar. Teniendo claro el propósito podemos asignar los recursos necesarios. Si no sabemos lo que queremos conseguir, no podemos saber las necesidades que tenemos que cubrir. La motivación es fundamental para alcanzar objetivos, sin propósito no hay manera de encontrar motivación. Sólo teniendo claro el propósito de lo que estamos haciendo, podemos enfocar nuestra energía en ello. A su vez este enfoque en lo que estamos haciendo, favorece el pensamiento creativo y amplía las opciones sobre cómo alcanzar los resultados.
• Principios. Son normas que rigen el desarrollo del proyecto, por ejemplo, no sobrepasar determinado presupuesto, cumplir una normativa de calidad, satisfacer al cliente, fomentar un buen ambiente de trabajo, promover una imagen positiva…

Si no tenemos una buena razón para estar haciendo algo, probablemente no merezca la pena estar haciéndolo.

David Allen

El propósito y los principios deben ser claros y sencillos, aunque en nuestros proyectos más banales los obviemos siempre están presentes y si son violados generan fricciones. Pongamos algún un ejemplo muy sencillo pero práctico.

Vamos a ir al cine, puede ser que hayamos decidido ir al cine con nuestra pareja para aliviar tensiones que se han producido últimamente por el estrés que generan el trabajo, la casa y los niños. O puede ser que hayamos decidido invitar a 3 de nuestros colaboradores más cercanos en el trabajo para eso que llamamos hacer grupo. O quizás con un viejo amigo, al que vemos de tarde en tarde, para recuperar el contacto con él.

En cada un de estos casos el propósito es distinto, en el primero de ellos el propósito es reconciliarme con mi pareja y el principio está claro, satisfacer al cliente (en este caso mi pareja), el presupuesto me da igual, el propósito en este caso puede merecer un exceso. En el segundo, el propósito es hacer grupo con compañeros de trabajo, para generar buen rollo, un principio será garantizar un buen ambiente, pero también ajustarme a un presupuesto, somos 4 y tampoco estamos para tirarlo. En el tercer caso también queremos ajustarnos a un presupuesto y por supuesto satisfacer al cliente (en este caso mi amigo). Pues ya tenemos definidos propósito y principios de 3 proyectos diferentes. Vamos con la 2ª fase de la planificación de proyectos en GTD.

Visualizar los resultados.

El fundamento es sencillo, reaccionamos física y psicológicamente a cualquier imagen de nuestra mente. Se trata de una técnica que se basa en generar imágenes de forma consciente en nuestra mente y que nos ayudan a fomentar diferentes sentimientos, emociones y experiencias. Visualizar la obtención de un logro nos ayuda a enfocarnos en conseguirlo, facilitando el acceso a recursos tanto conscientes como inconscientes de los que disponemos. Debemos visualizar de manera clara en que consistirá el éxito de haber alcanzado nuestro propósito.

Continuando con los ejemplos anteriores, en el primer caso, el éxito podría consistir quizás en recuperar esos momentos íntimos de afectividad con nuestra pareja, que en los últimos tiempos parecían haber desaparecido. En el segundo caso, quizás el éxito consista en que surja una palpable complicidad entre los miembros del equipo de trabajo. Y en el tercer caso el éxito podría consistir en recuperar el contacto con nuestro viejo amigo y volver a quedar con más frecuencia, para ir al cine, tomar algo o simplemente charlar.

Estos son sólo unos ejemplos, en cada proyecto que inicies el éxito lo decides tu.

Visualiza el éxito y presta atención a las reacciones que produce en tu cuerpo, en tu mente, en tus sensaciones y emociones. Y cada vez que tengas que acometer las diferentes tareas para llevar a cabo el proyecto, sobre todo si te cuesta ponerte con ellas, recupera esa visualización y sensaciones.

Lluvia de ideas.

La lluvia de ideas, o brainstorming (como decimos los modernos), es una técnica muy útil para fomentar nuestra creatividad, además de una fase que realiza nuestra mente durante la incubación de cualquier proyecto de forma natural, lo que pasa es que en proyectos triviales como es el caso de los ejemplos que estamos viendo, esta lluvia de ideas se produce de forma automática y casi inconsciente. Pero en proyectos de mayor envergadura, merece la pena coger papel y bolígrafo y ponernos a plasmar ideas en el papel. Una herramienta muy útil para ello son los mapas mentales, de los que hablaremos próximamente en alguna entrada del blog. Recoge las ideas según surjan, de entrada no descartes ninguna por mala o estúpida que parezca, para tener una buena idea hay que tener muchas ideas, por supuesto muchas de ellas no serán grande ideas, pero ya habrá tiempo de filtrar, de momento se trata de hacer surgir ideas y encontrar conexiones entre ellas, y esto fomenta que surjan más. Durante estas lluvias de ideas, en ocasiones podrás comprobar que surgen momentos de gran inspiración y creatividad, aprovecha estos momentos.

Volviendo a los mismos ejemplos, se nos podrían ocurrir miles de ideas, me voy a limitar a unas pocas ocurrencias por ejemplo para el primer caso podrían surgirnos ideas como, drama, comedia romántica, ir con una pareja de amigos, el viernes que disponemos de más tiempo, cena después…

En el segundo caso, película épica, inspiradora, día del espectador, buscar promociones, antes unas cervezas…

Y en el tercero, película de acción, producción independiente, cine de autor, día del espectador, después unas copas…

Además de los muchos títulos de películas que se nos pueden ocurrir en todos los casos o las diferentes salas de cine a las que asistir y muchas otras ideas, deja volar la imaginación.

Organizar.

Es ahora cuando toca analizar y organizar esas ideas que han surgido en la fase anterior y por el simple hecho de tenerlas en papel, fuera de nuestra cabeza, lo que nos da una perspectiva diferente, veremos como en algunos casos encontramos casi de forma automática conexiones y estructuras naturales entre todas las ideas que tenemos frente a nosotros. Identificaremos elementos principales y secundarios, secuencia de acontecimientos, prioridades, etc.

Puntos clave de la organización.

• Identificar las partes importantes, los elementos principales para conseguir nuestro propósito.
• Ordenar por (uno o más dependiendo de la relevancia de cada uno de ellos para conseguir el propósito).
  • Elementos.
  • Secuencias de acontecimientos.
  • Prioridades.
• Detallar en la medida necesaria. Dependiendo del proyecto se desarrollará su estructura en mayor o menor medida, como he comentado antes, estos son procesos naturales que lleva a cabo nuestra mente de forma automática y casi inconsciente en nuestros proyectos más triviales, pero que no solemos tener en cuenta para los proyectos más importantes.

En los ejemplos que estamos viendo las partes más importantes serán, decidir la película que vamos a ver en cada uno de los casos, conseguir las entradas y concertar la cita con las personas con las que vamos a ir, para que todos reservemos el tiempo adecuado en nuestras respectivas agendas.

La secuencia podría ser, consensuar con el resto de implicados el momento más adecuado, revisar cartelera para decidir que película ver, comprar las entradas, confirmar con los demás el momento y lugar, y finalmente ir al cine y disfrutar con nuestra pareja, compañeros o amigos.

Identificar las siguientes acciones.

Finalmente, toca diseccionar el proyecto en las siguientes acciones físicas que debemos realizar para completar esa secuencia que nos llevará a concluir el proyecto y conseguir el propósito que nos habíamos fijado. Una vez definidas estas acciones, serán procesadas según el flujo de trabajo que vimos en las dos entradas anteriores del blog:

• El flujo de trabajo de la metodología GTD. Obteniendo el control.
• El flujo de trabajo de la metodología GTD. Obteniendo el control (II).

Hasta aquí el repaso a la metodología de productividad GTD (Getting Things Done), en las próximas entradas cambiaremos un poco de tercio para repasar otros aspectos, no menos importantes, del desarrollo personal y más tarde retomaremos GTD para repasar los diferentes niveles de perspectiva que nos aporta esta metodología.

Si te ha gustado comparte y suscríbete para estar al tanto de las novedades del blog. Gracias y hasta pronto.