Técnicas de productividad: bloqueo de tiempo. Timeboxing vs. Time blocking

Hoy vamos a hablar de dos de las técnicas más utilizadas en la gestión del tiempo, timeboxing y time blocking, que aunque suenan muy parecido y puedan parecer lo mismo, surgen de diferentes enfoques conceptuales.

Ambas técnicas se basan en reservar bloques de tiempo de duración fija, programados previamente para, realizar una tarea, tomar una decisión, llevar a cabo una reunión, tener una cita, reflexionar, etc.

Aunque sea sin saberlo, utilizas una de estas técnicas de bloqueo de tiempo cuando agendas en tu calendario una cita con el médico, una reunión con tu jefe, o el partido de Champions League para ver el miércoles con tus colegas en el bar.

Pero como ya he mencionado, tras estas dos técnicas subyacen diferentes enfoques, que trataré de aclarar a continuación.

Time blocking

Esta técnica de gestión del tiempo consiste en dividir el día en bloques de tiempo de duración fija, planificado por adelantado, para dedicarse a una actividad específica en cada uno de esos bloques, no necesariamente hay que completar la actividad; si no se completa, se programará otro bloque en un momento posterior para continuar con dicha actividad. Lo que se pretende con esta técnica es enfocarse en una misma actividad, durante ese bloque de tiempo fijo, evitando la multitarea (enemigo de la productividad) y la dispersión de esfuerzo, y conseguir la máxima concentración para mejorar la eficiencia.

Un ejemplo muy evidente de time blocking, que todos hemos conocido es el horario del colegio.

Horario escolar, ejemplo de time blocking

No todos los bloques tienen por qué tener la misma duración, dependiendo de la actividad se harán más o menos amplios, se recomienda no llenar todo el día y dejar bloques en blanco, además de dejar un pequeño espacio de tiempo entre bloques, o planificarlos con la suficiente holgura, para tener cierto margen de maniobra ante imprevistos.

Timeboxing

Podríamos decir que esta técnica es un poco más extrema, ya que consiste en fijar un intervalo de tiempo máximo o timebox, para finalizar una actividad, de forma que, en lugar de ponernos a realizar una tarea por tiempo indefinido hasta que esté terminada, se planifica con antelación un espacio de tiempo limitado para terminarla.

Se ha observado que, si nos dan un día para realizar una tarea que se realiza en dos horas, consumiremos el día entero en realizar la tarea, ya que de forma inconsciente asumimos que, si nos han dado un día entero, es el tiempo para llevar a cabo dicha tarea y a pesar de que la realicemos en una hora, consumiremos el resto del tiempo analizando como mejorar la realización de la misma (Ley de Parkinson), o como dicen en mi pueblo mareando la perdiz.

Se dice que,

la perfección es enemigo de lo bueno.

Con esta técnica se trata de evitar la parálisis por análisis, ya que fuerza la toma de decisiones. Además, parece ser que esta presión del tiempo, al tener un plazo limitado, favorece la creatividad.

La técnica del timeboxing surge de las metodologías ágiles, y es ampliamente utilizada en Scrum o XP (eXtreme Programming). La duración de un timebox puede variar de unos minutos, como la reunión diaria de Scrum que tiene una duración 10 o 15 minutos, a varios días, como el sprint de Scrum que suele tener una duración de una o dos semanas, pudiendo llegar a un mes. Al finalizar el timebox se da el trabajo por terminado y posteriormente se realiza una revisión en la que se evalúa si se cumplieron los objetivos total o parcialmente.

Como ves son conceptos similares pero con sensibles diferencias. La correcta aplicación de estas técnicas puede multiplicar tu productividad o la de tu equipo.

¿Conocías estas técnicas, aplicas alguna de ellas? ¿Te animas a probarlas?

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