La matriz de Eisenhower, o matriz urgente/importante, es una herramienta sencilla para priorizar tareas, que nos ayuda en la toma de decisiones. Debe su nombre a Dwight D. Eisenhower, general del ejercito de EEUU, responsable de planificar las operaciones militares del Desembarco de Normandía durante la 2ª guerra mundial y presidente de los EEUU entre 1953 y 1961. Eisenhower fue reconocido por su alto nivel de productividad. Su forma de establecer prioridades y decidir objetivos, inspiraron a Stephen R. Covey para popularizar esta herramienta en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Cómo utilizar la matriz de Eisenhower

La técnica consiste en organizar tus tareas en cuatro cuadrantes, divididos por un eje horizontal que se corresponde con la urgencia y un eje vertical que se corresponde con la importancia, colocando cada una de las tareas en uno de estos cuadrantes, en función de su nivel de urgencia e importancia. Tienes un ejemplo en la siguiente imagen.

• Cuadrante 1 (Urgencia Alta / Importancia Alta). Estas son las tareas en las que debes centrar tu atención para completarlas lo antes posible. Se trata por lo general de respuestas a situaciones de crisis y/o proyectos con fecha de vencimiento, son los incendios con los que todos tratamos a diario en nuestro trabajo, una indisponibilidad de servicio de un cliente importante, una presentación que el director comercial necesita para ayer, tareas pendientes de un proyecto con fecha de entrega inminente, etc.
• Cuadrante 2 (Urgencia Baja / Importancia Alta). Se trata de tareas que no tienen una fecha de vencimiento, o al menos no está próxima en el tiempo, pero que son importantes para alcanzar nuestras metas y objetivos a medio o largo plazo. Estas tareas serán diferidas en el tiempo, reservando tiempo en el calendario (recuerda las técnicas de bloqueo de tiempo), o llevándolas a una lista de tareas pendientes (recuerda la metodología GTD).
• Cuadrante 3 (Urgencia Alta / Importancia Baja). Se trata de tareas con una fecha de vencimiento próxima, pero que no se alinean con nuestras metas y objetivos, personales o profesionales, por lo que si no disponemos de tiempo para encargarnos de ellas directamente, se recomienda delegar en un colaborador.
• Cuadrante 4 ( Urgencia Baja / Importancia Baja). Se trata de actividades no productivas, por lo que si no te sobra el tiempo lo más inteligente es descartarlas.

¿Cómo valoramos la urgencia y la importancia de una tarea?

La urgencia normalmente viene determinada por la fecha de vencimiento, cuanto más se aproxima esa fecha de vencimiento o plazo de entrega mayor es la urgencia.

La importancia suele ser valorada en función de la contribución de esa tarea en la consecución de tus metas y objetivos a medio y largo plazo.

Pros y contras de la matriz de Eisenhower

La principal ventaja de esta técnica es que su implementación es inmediata, ya que no requiere de ninguna herramienta sofisticada más allá de un papel y un lápiz, requiere una mínima inversión de tiempo y energía, en pocos minutos podemos tener esbozada una matriz con nuestras tareas priorizadas, además las prioridades son claras y concisas, lo que facilita la toma de decisiones.

Una posible desventaja de esta técnica es que las tareas urgentes tienden a acaparar nuestra atención y provocan un comportamiento reactivo, podemos caer en la trampa de pasar demasiado tiempo atendiendo las tareas del Cuadrante 1, desatendiendo las tareas del Cuadrante 2, lo que provocará que con el tiempo estas tareas importantes se terminen convirtiendo también en urgentes, llevándonos hacia un circulo vicioso de permanente comportamiento reactivo, saltando de una situación de crisis a la siguiente.

Otra desventaja es que en muchas ocasiones no tenemos la posibilidad de delegar tareas.

Conclusiones

No se trata por tanto de gestionar el tiempo, sino de saber gestionar nuestra atención en cada momento. Deberíamos reducir en la medida de lo posible el tiempo que pasamos trabajando en las tareas del Cuadrante 1, tareas reactivas, y centrarnos en pasar el mayor tiempo posible trabajando en las tareas del Cuadrante 2, lo que demanda una actitud proactiva, pues son la base de nuestra estrategia a medio y largo plazo, ya que nos acercan a la consecución de nuestras metas y objetivos, contribuyendo a nuestro desarrollo profesional y personal.

Por las tareas del Cuadrante 3 no deberías preocuparte demasiado y las del Cuadrante 4 las deberías descartar directamente, aprende a decir NO.

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