La Revisión semanal en GTD

Vamos a retomar, en esta y próximas entradas, el contacto con la metodología GTD, ya vimos en entradas previas una introducción a lo que es la metodología de productividad personal GTD, el flujo de trabajo en GTD (Capturar – Clarificar – Organizar – Reflexionar – Actuar), cómo procesar nuestra bandeja de entrada (viendo en detalle como clarificar y organizar nuestras acciones/tareas pendientes) y la planificación de proyectos en GTD. Lo visto hasta ahora es lo que David Allen denomina la dimensión horizontal de la metodología, es la base para obtener el control sobre nuestros asuntos pendientes, asegurándonos de tenerlos todos, identificados, definidos y organizados en un sistema confiable y externo a nuestra mente, de forma que liberamos ésta para que sea productiva y creativa, en lugar de un almacén ineficaz de recordatorios de asuntos inacabados. Haciendo una analogía, dejamos de utilizar nuestra mente como disco duro donde almacenar datos, para utilizarla como procesador del sistema y convertir esos datos en acciones productivas e información valiosa.

En esta nueva serie de entradas dedicadas a GTD, vamos a ver lo que David Allen llama la dimensión vertical. En GTD, al contrario que en otros métodos de productividad, no construimos nuestro sistema partiendo de propósitos de vida y valores al más alto nivel, pues empezar definiendo un propósito de vida de la nada, suele ser una tarea frustrante y desalentadora para la mayoría de nosotros, al contrario, creo que uno de los motivos del éxito de esta metodología es partir de la base, de las acciones y tareas de nuestro día a día, de las decisiones que tomamos momento a momento para, a partir de aquí, construir el sistema que nos ayudará a ganar perspectiva y obtener un mayor nivel de conciencia, alineando nuestras acciones y proyectos, con nuestras metas y objetivos a medio y largo plazo. Para ello vamos a empezar con la Revisión semanal.

Control + Perspectiva las 2 dimensiones de la metodología GTD

¿Qué es la Revisión semanal?

La Revisión semanal, es probablemente, el factor más determinante para que nuestro sistema de productividad funcione con esta metodología. Forma parte de la fase de reflexión del eje horizontal, y es un factor clave para obtener el control, pero no solo eso, también será el punto vertebrador con el eje vertical de nuestro sistema, a partir del cual empezaremos a obtener la perspectiva necesaria para elevar nuestro nivel de conciencia sobre las cosas que hacemos, las que dejamos de hacer, asuntos pendientes, compromisos adquiridos, etc.

La Revisión semanal consiste en revisar y analizar nuestro sistema de productividad de forma periódica, una vez a la semana, como su propio nombre indica, y realizar los ajustes necesarios, de esta forma nos aseguramos de tener todo bajo control y de ir optimizando nuestro flujo de trabajo.

Para ello te recomiendo que reserves un hueco de 2 horas en tu agenda todas las semanas, bloquea tiempo como si de una reunión se tratase, pues es en realidad una reunión contigo mismo para tratar tus asuntos. Suelen ser buenos días el viernes por la tarde o a lo largo del fin de semana, pero esta es una cuestión que depende de cada persona. Hazlo en un lugar tranquilo, donde no te molesten y no tengas distracciones, y pon tus dispositivos en modo silencio o no molestar. Quizás en las primeras sesiones las 2 horas se te queden cortas, pero si llevas tu Bandeja de entrada al día y realizas la Revisión semanal de forma regular, verás que por lo general no necesitarás dedicar ni la mitad de ese tiempo, salvo que hayas perdido el control, o que decidas dedicar la sesión a realizar una revisión de mayor profundidad, revisando también alguno de tus niveles de perspectiva más elevados (Áreas de Responsabilidad, Metas y Objetivos, Visión o Propósito).

¿Cómo realizar la Revisión semanal?

A continuación voy a realizar un resumen de lo que sería una Revisión semanal básica, que puedes utilizar a modo de check list en tus primeras sesiones, en pocas semanas habrás desarrollado tu propio método para realizar tú revisión.

  • Haz limpieza, recopila y captura en tu bandeja de entrada física todos los papeles sueltos, notas, cartas, post-it, recibos….
    • Escritorio
    • Cartera, billetera, monedero…
    • Libretas, cuadernos, carpetas…
    • Maletín, mochila, bolso, bandolera…
    • Bandejas, cajones, vacía-bolsillos…
  • Haz lo mismo con tus bandejas de entrada digitales.
    • Cuentas de correo privadas y profesionales
    • Revisa el escritorio, la carpeta descargas, papelera y aplicaciones de notas de tus ordenadores (Estación de trabajo, portátil…)
    • En el móvil y tablet revisa tus aplicaciones de chat, notas, SMS…
  • Asegúrate de tener todo capturado en tus bandejas de entrada físicas o digitales y no te olvides de cualquier cosa que te pueda estar rondando por la cabeza (Yo recomiendo tener una sola bandeja de entrada física y una digital, aunque tengas diferentes herramientas de captura como el email, WhatsApp, app de notas, libreta, cuaderno, etc, mi consejo es que centralices todo eso en el menor número posible de bandejas de entrada).
  • Una vez que tenemos todo capturado hay quien opta por procesar su Bandeja de entrada, yo creo que la Revisión semanal hay que aprovecharla para analizar y evaluar, por lo tanto si tenemos nuestro sistema al día y es poco lo que hay pendiente de procesar lo podemos hacer en este momento, pero si el volumen de nuestra Bandeja de entrada es elevado, recomiendo realizar esto en otro momento.
  • Revisa tus listas de Acciones siguientes y Proyectos, asegúrate de que todos tus proyectos tienen una acción siguiente activa y que no se encuentran parados. Revisa las acciones completadas esta semana y las pendientes, tacha las que estén completadas. Añade los recordatorios necesarios.
  • Revisa tu lista En Espera / Delegadas, comprueba si se ha producido algún desencadenante que reactive alguna de estas acciones o si es el momento de preguntar a alguien como lleva ese asunto que tiene entre manos y que nos tiene algún proyecto bloqueado.
  • Revisa tu Calendario de la semana pasada, comprueba si algo quedó pendiente, si es así pásalo a la Bandeja de entrada. Comprueba si tienes datos de referencia que archivar.
  • Revisa tu Calendario de las próximas semanas.
  • Revisa tu lista Algún día / Tal vez, esta normalmente no es necesario que la revises todas las semanas, pero no está de más echarle un vistazo, por si hay algún proyecto que tuvieras en incubación y se haya producido algún desencadenante que te permita ponerlo en marcha. Elimina lo que ya no sea relevante.
  • Una vez capturado y revisado todo, ha llegado el momento de reflexionar.
    • Piensa en que cosas ha salido bien.
    • Piensa en que cosas se pueden mejorar y que ajustes se pueden hacer para intentar que mejoren.
    • Crea las tareas necesarias para llevar a cabo esos ajustes.
    • Piensa si hay cosas que deberías dejar de hacer.
    • Piensa si hay cosas que deberías empezar a hacer.
    • Crea las tareas necesarias para planificar esas cosas que debes empezar a hacer.
    • Toma nota de tus ideas y reflexiones, así como de los ajustes que vas a realizar en tu sistema, para en futuras revisiones poder evaluar si han funcionado como esperabas o no.
    • Se creativo, valiente y provocador contigo mismo.

Y con esto hemos finalizado la Revisión semanal, puede parecer mucho, pero si llevamos el sistema al día, en un rato está hecho, y lo más importante es que nos aporta valor, tomamos el control, nos liberamos del estrés y nos da una perspectiva y un nivel de conciencia más elevado que serán de gran ayuda en la toma de decisiones futuras.

En próximas entradas veremos los diferentes niveles de perspectiva.

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