Niveles de perspectiva GTD. Metas y Objetivos

En esta entrada vamos a seguir construyendo la dimensión vertical de nuestro sistema de productividad personal, viendo como dar forma a las Metas y Objetivos, el Horizonte 3 de perspectiva de la metodología GTD (Getting Things Done), o los 9000 metros de altura, atendiendo a la analogía que David Allen hace, con el avión en vuelo.

Según relata en su libro Haz que funcione, en este nivel, «la pregunta fundamental es ¿qué quiero conseguir?, e incorpora los compromisos que tengas que completar o los objetivos que deseas alcanzar durante este año o los dos próximos, o cualquier proyecto que te lleve más de un año en completar», para a continuación justificar este criterio temporal, con la frecuencia con la que debes revisar tus progresos y liando un poco la cosa entre objetivos y proyectos. Rematando con una mezcla de objetivos personales y empresariales, que dejan el tema poco claro. En mi humilde opinión, uno de los puntos menos pulido y de la metodología GTD.

Pero por suerte, no todo es GTD en esto de la productividad y efectividad personal, y un buen día cayó en mis manos el libro Más agudo, más rápido y mejor de Charles Duhigg, una lectura muy reveladora sobre como definir objetivos (así como de otros aspectos relacionados con la productividad que iremos viendo más adelante).

Por lo tanto te voy a contar como doy forma yo, a este nivel de perspectiva, que no cumple exactamente con la definición de la metodología GTD, puesto que no lo veo realmente bien definido en ningún sitio, pero que si se acopla perfectamente a la filosofía GTD.

Qué son las Metas y Objetivos

Se trata de los logros que quieres alcanzar a medio-largo plazo (entre 1 y 2 años).

Lo primero que tenemos que tener en cuenta, es que las metas y los objetivos, no son algo abstracto, como lo son, en gran medida, las áreas de responsabilidad del anterior horizonte de perspectiva, si no al contrario, se trata de resultados concretos que pueden ser marcados como completados, al igual que los proyectos o las tareas.

Otro aspecto a tener en cuenta es que el número de objetivos debe ser limitado, con el fin de evitar dispersarnos.

Y te preguntarás, ¿qué diferencia hay entre metas y objetivos?, pues esta es una de las cosas que no termina de dejar claras el bueno de Allen.

Para mi las metas son la manera de expresar aquellos logros que esperamos conseguir, cosas como: conseguir un ascenso en mi empresa, duplicar el volumen de ventas de mi negocio, liquidar la hipoteca, hacer un viaje al sudeste asiático, dar la vuelta al mundo en bicicleta, poner en marcha un negocio, mejorar mi nivel de inglés…, recomiendo que éstas sean ambiciosas, no te auto-limites. Como ves son resultados concretos que pueden ser marcados como completados, aunque los dos últimos están más vagamente definidos y sería deseable concretar algo más, definiendo que tipo de negocio y el nivel de inglés que deseamos alcanzar.

Una vez definidas las metas, desgrano éstas en objetivos más concretos a modo de hitos o metas volantes, para ello utilizo la técnica S.M.A.R.T, puedes ver en que consiste pinchando en este enlace.

Cómo crear Metas y Objetivos

Resumidamente S.M.A.R.T es el acrónimo en inglés de: Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y definido en el Tiempo (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bounded), que son las características que debe tener un objetivo bien definido.

Podemos poner como ejemplo sencillo el de mejorar mi nivel de inglés, que para que sea menos ambiguo sería preferible algo como, conseguir el FIRST Certificate de Cambridge.

Para conseguir esta meta, partiendo de mis rudimentarios conocimientos del idioma, podríamos definir los siguientes objetivos S.M.A.R.T:

  1. Realizar un curso de nivel básico de inglés, de unas 100 horas, realizable en 3 meses, que me permita superar el examen de nivel A1.Es ESPECÍFICO (realizar un curso), MEDIBLE (superar examen nivel A1), ALCANZABLE (100 horas de curso en 3 meses supone estudiar una hora y media diaria de lunes a viernes, aproximadamente), RELEVANTE (un curso de inglés, que es el idioma que quiero mejorar) y está definido en el TIEMPO (realizable en 3 meses).
  2. Realizar un curso de nivel medio de inglés, de unas 100 horas, realizable en 3 meses, que me permita superar el examen de nivel A2.
  3. Realizar un curso de nivel medio-alto de inglés, de unas 100 horas, realizable en 3 meses, que me permita superar el examen de nivel B1.
  4. Pasar 3 meses en casa de mi primo en Londres, para mejorar mi nivel conversacional. Asegurándome de que entiendo las conversaciones y me hago entender.
  5. Finalmente, en el plazo de año y medio, presentarme al examen de certificación de la Universidad de Cambridge.

De esta forma tenemos un hoja de ruta hacía la meta que nos hemos propuesto alcanzar.

Cómo pueden ayudarme las Metas y Objetivos

Desgranando el resto de metas en objetivos S.M.A.R.T, conseguiremos un completo mapa de los logros que queremos alcanzar a medio-largo plazo (durante los próximos 2 años), que será una excelente herramienta para evitar la dispersión que provocan las «urgencias» de nuestro día a día.

A partir de estos objetivos que hemos definido, crearemos los proyectos y acciones/tareas necesarios para llevarlos a cabo y alcanzar nuestras metas.

Es recomendable revisar este nivel cada 2 o 3 meses, para asegurarnos de mantener alineados nuestros objetivos a corto plazo (Proyectos y Acciones) con nuestros objetivos a medio plazo (Metas y Objetivos).

Mientras das forma a este horizonte, te recomiendo que tengas a la vista el anterior horizonte de perspectiva (Áreas de responsabilidad y Centros de enfoque) y que vayas realizando en este los ajustes que consideres necesarios, pues como ya sabes, se trata de mantener alineados todos nuestros niveles de perspectiva, para ayudarnos a mantenernos enfocados en lo que realmente nos importa.

Una última recomendación es que mientras das forma a este horizonte de perspectiva, hagas el ejercicio de visualizar con tu imaginación cómo te ves más allá de estos 2 años, cómo sería tu situación tras haber alcanzado estas metas, qué sensaciones tienes, cómo te sienta el éxito. La visualización es una poderosa herramienta para la motivación y también nos será de gran ayuda para dar forma a nuestro siguiente horizonte de perspectiva, La Visión, al que veremos como dar forma en la siguiente entrada.

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Gracias y hasta pronto.

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